供應商告知函

撫順特鋼供應商供貨流程
告知函


尊敬的供應商:
很高興您能成為撫順特殊鋼股份有限公司的合格供應商,首先感謝您對我司采購工作的支持與配合,我們始終秉持著與各供應商合作共贏,并堅持我們長期合作的關系,共同提高產品質量,為更好的保證各供應商在我司供應鏈環節的順暢進行,請各供應商在后續送貨時務必做到以下幾方面,請各供應商配合執行: 

一、我公司所有采購的物資都必須簽訂合同,在合同內容中,對供貨時間、數量、質量等內容都有明確要求,請供應商嚴格的遵守合同中的約定。

二、原材料每批來料要附上該批來料的材質證明(其中包括公司名稱,合同號,產品名稱,質量標準,生產批號、規格型號或牌號、數量、檢測項目及數據,包裝編號、車號等信息并加蓋檢驗章)及檢驗報告(請在發貨前一天將此信息傳遞到供應處執行科);如包裝為噸袋或鐵桶包裝,包裝要堅固耐用,包裝上須注明產品名稱、規格型號、生產廠家等標識,包裝袋、鐵桶不回收,確保途中不受損,若損壞賣方免費調換。另外包裝袋上必須注明阿拉伯數字流水號,以發貨批次為單位進行編號。例如一批500噸,按每噸1件就是500件,包裝袋外面標識的序列號就是從1—500#。以車為單位,進行連續編號,如500噸裝10車輛,1號車1—50#,2號車51-100#,以此類推。數字流水號必須要使用油漆噴印,噴印字跡大?。總€字)為8cm*10cm,字跡清晰、端正,嚴禁出現遺漏號、重復號、涂改號等情況。流水號要在包裝袋上部1/3位置處標識2個(正對方向各一個),以便于卸貨時檢查、核對。請務必將相關信息(包括貨物名稱、送貨車船號碼、裝載數量、包裝袋編號、駕駛員聯系方式等)及《產品質量保證書》在發貨前一天以傳真或短信、微信通知至撫鋼供應處執行科對口業務員。如因沒有編號或編號不規范等情況,不能辦理入庫手續,影響卸貨的,我司將不承擔任何責任,同時我司將依據現場反饋情況給予供應商警告或處罰等措施。

三、產品的檢驗單或送貨單是我司倉庫接受產品的必要條件,我司倉庫有權拒絕接受單據不全的送貨物資。送貨單上須注明:公司名稱、車號、批號、送貨品名、數量等信息;檢驗單必須清晰明了當為機加工供應商在供貨時,請提供紙質檢驗報告。

四、供應商所供產品裝貨時請盡量不要將產品堆疊,否則將會增加裝卸難度,加長我司裝卸時間,造成不必要的損失。

五、車輛送貨時,請注意以下幾點:
1)車輛進入廠區禁止攜帶任何鋼鐵制品、水桶等可疑物品,如果車上有容易引起疑議的設備、配件或其它公司貨物時,請務必在進廠時告之門衛,并接受我司門衛人員的檢查,如未告之并給我司人員檢查到,我司會視情節給予相應處罰;
2)卸貨數量以我司地磅量為準,如果送貨數量與供應商存在磅差(合同約定之外)時,請及時聯系保管員由其反饋給供應處執行科進行處理。

六、車輛進入廠區需減速慢行,要注意行人及車輛安全,人員進入廠房、庫房需戴安全帽,要聽從指揮,不要隨意走動,請供應商送貨車輛聽從我司倉庫人員安排,耐心等待卸貨。

七、供應商進貨及退貨相關流程

1、供應商送貨流程:供應商通過傳真或短信、微信的形式預報信息傳遞供應處執行科(請在發貨前一天3點前通知)→→供應處執行科經辦人員依據預報信息辦理收貨手續及車輛檢斤信息入錄→→供應處執行科人員于4點前將入庫通知單及相應票據傳遞到物資管理處→→供應商到指定門衛辦理車輛入廠手續→→如需檢斤供應商攜帶入廠檢斤卡按無人檢斤提示進行檢斤→→檢斤后到倉庫庫位保管員進行外觀驗收并登記→→驗收合格卸貨后→→出廠

2、供應商退貨流程:

          供應處執行科辦理退貨審批手續→→傳遞到物資管理處保管員→→供應商與供應處業務員確定何時來車進行退貨→→供應處業務員通知物資管理處保管員退貨時間→→物資管理處保管員辦理出門票→→供應商退貨出廠

3、供應商外修業務辦理流程:
使用分廠將修理物資返回物資管理處修理庫位→→供應商攜帶修理合同到物資管理處提取修理物資→→物資管理處保管員辦理修理物資往返出門票→→供應商攜帶修理物資出廠
    當修理完成后供應商通過傳真或短信、微信的形式預報修理完成后的到貨信息(請在發貨前一天3點前通知)    供應處執行科經辦人員依據預報信息辦理收貨手續及車輛檢斤信息入錄→→供應處執行科人員于4點前將入庫通知單及相應票據傳遞到物資管理處→→供應商到指定門衛辦理車輛入廠手續→→倉庫修理庫位保管員進行外觀驗收并登記→→保管員貨物接收簽字→→出廠  

4、供應商進廠施工業務辦理流程:
供應商通過傳真或短信、微信的形式預報信息(請在發貨前一天3點前通知)→→供應處執行科經辦人員依據預報信息辦理收貨手續及車輛檢斤信息入錄→→供應處執行科人員于4點前將入庫通知單及相應票據傳遞到物供處→→供應商到指定門衛辦理車輛入廠手續及施工人員登記→→倉庫庫位保管員進行外觀檢驗并登記→→保管員貨物接收簽字→→使用分廠確認→→施工人員進行施工→→結束出廠

八、相關處罰

1、數量方面處罰:如預報入庫數量與實際到貨存在差異,在合同范圍約定的將不做處罰,如超出合同約定范圍,我司有權對其進行相應的處罰。

2、質量方面處罰:

A、適用范圍包括但不限于供應商以下情況: 
1)供應商供貨物資在我司檢驗、生產和市場環節發現重要指標不符合質量標準要求(含供應商提供或發布的質量技術規格資料,或我司技術標準)。 
2)不嚴格按照我司質量標準執行,私自更改設計、加工工藝等相關技術要求,在我司發生生產、市場質量事故的。
3)偷工減料、簡化工序,不按照正常工序進行生產并對我司造成生產、市場不良影響的。 
4)制造商、代理商知情不報,明知道存在批次器件質量問題、隱患,卻不顧我司利益,繼續欺騙并使我司使用問題產品的。
5)雖非故意所為,但已經給我司造成生產或市場惡性質量事故,如生產中大批量報廢或返工維修、市場批量整改。
6)供貨產品質量指標達不到我司要求,并且長時間沒有得到有效改善的,嚴重影響我司物資質量指標的。

B、質量反饋及不合格品的處理
1)供應商應設立專門的機構接受和處理供貨所發生的品質問題,對我司每一起質量投訴72小時內給予回復,并及時制定出短期解決方案和長遠的控制措施,我司將在隨后供應商的供貨中著重檢查、跟進,以判斷供應商所采用的措施是否有效。 
2)雙方技術、質量方面存在的爭議,應以國家標準、行業規定及合同內容,技術協議等為處理、解決依據。 
3)供應商提供的產品、服務如被我司判為不合格,我司將按如下辦法處理:
(1)讓步接收:我司將按合同之約定進行相應的扣罰
(2)拒收或退回:被拒收或退回的產品,供應商應查明原因,并采取有效的改進措施后方能再次進貨,再次進貨時,我司做好標識單獨存放,不得混批,已經被判定的不合格品,供應商未經任何返修處理再次交付我司檢驗,一經發現,我司有權作破壞性標識,我司有權退貨并扣罰供應商3倍該批產品價值總額的罰款(金額不足¥500元時,按¥500元計)。供應商在收到退貨通知的1周內取回其不合格品,逾期則按1%的貨值收取儲存費,逾期1個月以上未取回,則我司有權對該批產品做出處理。
(3)在生產使用過程中出現質量問題的產品,影響我司正常生產的,供應商應進行等質等量調換,并承擔相應的補償費(工時,材料等消耗),補償費原則上按為不合格品價值總額的1-3倍,且供應商必須承擔造成我司的實際經濟損失。 
(4)供應商如有異議,必須于3天內向我司書面提出,否則我司有權按合同或相關規定進行扣款。
(5)供應商提供產品的質量保證期限為供應商產品入我司倉庫之日起兩年或合同約定的保質期,在經雙方確認在質量保證期限內,因供應商所供物料存在質量問題,而造成我司產品在銷售或顧客使用過程中出現大的質量事故或嚴重損壞我司企業形象和信譽的,除由供應商承擔我司的相關損失外,我司還將進行追加處罰。
(6)我司根據供應商質量控制或質量狀況,有權要求供應商整改,若供應商在我司規定的整改期內未整改或整改后同類問題重復出現,質量水平指標未見改善,我司有權對供應商處進行處罰,并可書面通知供應商停止供貨,直至取消其合格供應商資格
         感謝各供應商的大力配合,謝謝!

 

 

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